Web Technology:
Content-Management-Systeme für Unternehmen
Die Datenmaschinen
||| Oliver Weiss

Viele mittlere und große Unternehmen bieten jede Menge Informationen auf ihrer Website an. Datenbankunterstützte Content-Management-Systeme können deren Verwaltung und Pflege erleichtern. Der Autor erläutert die Strategie der Online-Informationsverwaltung.

Content Management Systems for Enterprises: More and more large companies are offering increasing amounts of information on their sites. Data-based Content Management Systems can tremendously aid in managing, and updating the site.

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>CORPORATE DESIGN: Corporate Identity für Websites. >WEBDESIGN: Die Design-Strategie – Internet-Präsentation für Unternehmen.

ichts ist langweiliger als Informationen von gestern. Bei einer Unternehmens-Website sind das beispielsweise Angaben über Mitarbeiter, die längst nicht mehr in der Firma arbeiten, “aktuelle” Newsletter mit dem Stand von 1998 oder die Nennung von fünf Filialen samt veralteten Telefonnummern und E-Mail-Adressen, wenn die Firma mittlerweile 15 Standorte hat.

Nachdem die Website entwickelt wurde, nach dem ersten großen Wurf also, geht den Machern oft die Luft aus. Sollen sie nach all der Mühe doch erst mal kommen, die Interessenten!

Das ist falsch gedacht, denn das Internet funktioniert natürlich ganz anders. Man stellt sich mit seiner Website implizit als modernes und in die Zukunft gerichtetes Unternehmen mit einer eigenen Corporate Identity vor.

Der Schuss der PR-Kampagne in eigener Sache geht nach hinten los, wenn die Site nicht regelmäßig gepflegt wird. Das Angebot muss immer aktuell sein und laufend mit neuen Inhalten gefüllt werden. Dadurch, dass man sich mit einem aufwändigen Web-Angebot aus dem Fenster gelehnt hat, definiert man seine eigene Messlatte und provoziert eine Erwartungshaltung der “Welt da draußen”.

Klein & groß

Eine kleine Website mit einem HTML-Editor wie Microsoft Frontpage, Adobe GoLive oder Macromedia Dreamweaver zu pflegen und zu erweitern, ist keine große Sache für erfahrene Webdesigner oder IT-Experten.

Komplizierter ist das dagegen  schon bei größeren Unternehmen, die mit umfangreichen Mengen an Information zu tun haben: Mitarbeiter kommen und gehen, Filialen werden ausgebaut, neue Dienstleistungen angeboten, Aufsätze veröffentlicht – und mit der Zeit gigantische Archive aufgebaut. 

Solche Datenmengen sind kaum zu bewältigen, wenn man mit jeder noch so kleinen Änderung – beispielsweise wenn ein Mitarbeiter promoviert hat oder sich seine E-Mail-Adresse ändert – Dutzende oder gar Hunderte von Seiten von Hand durchforsten und abändern muss.

Das nimmt viel Zeit in Anspruch und ist teuer. Immer mehr Unternehmen stellen deshalb Content-Manager und IT-Spezialisten speziell zur Pflege ihrer Website ein.

Informationen von heute,
nicht gestern

Effizienter und unterm Strich wesentlich billiger ist eine ganz andere Strategie: Man baut die Website als Zwei-Komponenten-Modell auf. Auf der einen Seite existiert eine große Datenbank, in die alle Texte und Bilder oder Verweise darauf eingestellt und verwaltet werden. Auf der anderen Seite stehen HTML-Musterseiten – sogenannte Templates – mit genau spezifizierten Designvorgaben wie etwa Layout, Textformatierung und grafische Elemente. Inhalt (Content) und Design werden also getrennt voneinander behandelt.

Was der Benutzer sieht, wenn er eine Seite innerhalb der Rubrik “Dienstleistungen” mit seinem Browser aufruft, ist die HTML-Musterseite dieser Rubrik. Deren Text- und Bildinhalte werden “on the fly”, also im Moment des Aufrufs durch den User aus der Datenbank in das Template “geschossen”.

Solche Seiten, die aus einem immer gleichbleibenden Teil (Designvorgaben) und einem variablen Teil (Texte und Bilder) bestehen, nennt man dynamische Seiten: Erst im Moment des Aufrufs durch den Benutzer werden Inhalt und Form zu einer HTML-Seite zusammengefügt.

Im Unterschied dazu gibt es die herkömmlichen statischen Seiten, bei denen Inhalt und Design zusammen gelayoutet und dann auf den Serverrechner geschoben werden. Ein Website-Verwaltungssystem, das mit Datenbanken und dynamischen Seiten arbeitet, nennt man auch Redaktionssystem oder Content-Management-System (CMS).

Eine der natürlich am stärksten frequentierten Rubriken von Unternehmens-Websites sind die Angaben zu den Produkten und Dienstleistungen. Zu weiteren typischen Informationen zählen Angaben zu den Mitarbeitern. Lebensläufe, Titel, Tätigkeitsbereiche und Standorte müssen immer wieder dem aktuellen Stand angepasst werden – bei der vermutlich hohen Fluktuation eines größeren Unternehmens keine leichte Aufgabe. Dasselbe gilt für aktuelle Nachrichten, Pressemitteilungen, Veranstaltungshinweise und Stellenanzeigen.

Viele Unternehmen bieten auf Ihrer Website auch Aufsätze oder Veröffentlichungen aus Zeitschriften oder Online-Magazinen im Volltext an, die ein Produkt oder eine Dienstleistung ergänzend beschreiben. Insbesondere Unternehmen wie Verlage, Online-Zeitschriften oder auch Internet-Provider oder IT-Berater stellen große Mengen an Publikationen zur Verfügung. Manche ziehen ihre Website sogar als eine Art Portal auf, etwa als ein umfangreiches Angebot mit Beiträgen und aktuellen Nachrichten.

In all diesen Ressorts muss sich laufend etwas tun, die Angaben müssen korrekt sein und veraltete Dateien entweder gelöscht oder ins Archiv gestellt werden. Die tägliche Routine des Einpflegens und Layoutens großer Mengen an Inhalten ist eine Riesenarbeit, wenn man neben der Beschaffung und Verwaltung aller Informationen auch noch alles entsprechend der Designrichtlinien in HTML setzen muss.

Layout & Inhalt strikt getrennt

Herkömmliche HTML-Editoren funktionieren so: Über eine grafische Oberfläche zimmert man sich eine Website zusammen, indem man mehrere Einzelseiten entwirft und sie hierarchisch strukturiert. Also z.B. Begrüßungsseite, Informationsseite, Seite der Produkte und Dienstleistungen und die der Mitarbeiter. Üblicherweise entwickelt man ein oder zwei Musterseiten entsprechend den Designvorgaben, die dann für jede Rubrik mit anderen Inhalten gefüllt werden. Der HTML-Code, also das was der Browser beim Aufruf der Seite durch den Benutzer anzeigt, wird automatisch erzeugt.

Wie geht man nun vor, wenn man zu den bereits in der Website integrierten neun Mitarbeitern einen zehnten im selben Design hinzufügen möchte? Man nimmt sich eine bereits gelayoutete HTML-Seite (z.B. “mitarbeiter_schmidt.htm”), macht eine Kopie davon, gibt ihr einen eindeutigen Namen (“mitarbeiter_mueller.htm”) und ändert die Daten, das Foto und eventuelle Links auf Filialen, Publikationen und Seminarangebote.

Bei hundert Mitarbeitern ist der Vorgang extrem aufwändig, fehleranfällig und unflexibel. Denn wenn man eines Tages zusätzliche Informationen anbringen, weitere Links auf andere Seiten legen oder das Design verändern möchte, muss das bei allen Seiten von Hand gemacht werden.

Dabei erhöht sich der Pflegeaufwand und die Gefahr, das Design zu zerstören. Das Sitemanagement mit HTML-Editoren, wo jeder Inhalt auch gelayoutet werden muss, ist daher nur für kleinere Websites geeignet.

So wie es für den Webdesigner von Vorteil ist, die gesamte Website mit HTML-Editoren über eine grafische Oberfläche erstellen zu können, so ist es für die Firma beim Einfügen neuer Inhalte in die Website sinnvoll, wenn sie mit dem Layout nicht in Berührung kommt. Die Strategie eines Content-Management-Systems, bei dem Inhalt und Layout strikt voneinander getrennt angefertigt und gepflegt werden, erlaubt die problemlose Erstellung und Verwaltung sehr großer Datenmengen.

Die Verwaltung mit CMS: a Piece of Cake

Für jeden Seitentyp – wie etwa Produkte-Übersichtsseite oder Produkte-Einzelseiten – wird eine Musterseite im speziellen Layout entworfen, das Gestaltungselemente wie das Firmenlogo, sonstige Bilder wie Porträtfotos und Textformatierungen wie dem Schrifttyp des Fließtextes festschreibt. Auch können hier Angaben zu Links auf andere Seiten festgelegt oder Platz für eine Liste der fünf letzten Publikationen des jeweiligen Anwalts freigehalten werden.

Statt manuell eingefügten Inhalten werden im Moment des Aufrufs mit dem Browser Inhalte aus einer Datenbank gezogen und an den spezifizierten Stellen entsprechend der Designvorgaben automatisch gelayoutet.

Die Abrufe von Inhalten aus Datenbanken wie etwa einer MySQL-Datenbank unter Linux werden meist mit PHP (Hypertext Preprocessor), ASP (Active Server Pages) oder JSP (Java Server Pages) programmiert. Das sind Programmiersprachen, die speziell für dynamische Webseiten entwickelt wurden.

Das klingt alles ein wenig kompliziert – und die Programmierung ist es auch in der Tat –, ist aber von der Idee her sehr einfach.

Der erste riesengroße Vorteil des dynamischen Publizierens ist, dass jede typische Seite nur ein einziges Mal programmiert werden muss: Ob ein Produkt oder hundert, die Seite bleibt immer dieselbe. Die mit Inhalten gefüllten Einzelseiten in HTML werden im Live-Betrieb im Zusammenspiel mit den in der Datenbank hinterlegten Angaben erzeugt und müssen nicht jeweils von Hand gelayoutet werden.

Außerdem ist die Verwaltung natürlich sehr viel einfacher. Angaben zu Produkten können schnell hinzugefügt oder gelöscht werden. Auch das Design für Hunderte von Seiten kann sehr viel schneller abgeändert werden als das manuell möglich wäre. Um beispielsweise der Überschrift eine größere Schriftart zuzuweisen, genügt es, die Musterseite einmal zu ändern.

Übrigens kann man auch das Verlinken einzelner Seiten untereinander oder das Erstellen von Listen, wie etwa bei Autoren- oder Beitragsverzeichnissen, durch ein CMS automatisch erzeugen.

So lässt sich mit jeder neu eingestellten Veröffentlichung das Verzeichnis aller Publikationen automatisch erweitern und dem Autor oder beschriebenen Produkt zuordnen. Stellenangebote und Seminare werden nach einer Weile als veraltet deklariert und automatisch ins Archiv gestellt oder entfernt.

Content-Management-Systeme sind nahezu beliebig erweiterbar. So können etwa spezielle Produktsuchmaschinen aufgesetzt werden, mit denen der Besucher ein Produkt z.B. nach Qualität, Preis oder Farbe finden kann. Aber auch passwortgeschützte Bereiche im Internet oder Intranet sind machbar, über die firmeninterne Informationen wie Urlaubszeiten abrufbar sind.

Auch eine bereits bestehende Firmen-Website lässt sich problemlos auf ein CMS-Modell ummodeln. Das geht umso einfacher, je übersichtlicher und eindeutiger die ursprüngliche Site aufgebaut ist.

Dazu muss sie genau analysiert und auf eine Handvoll Musterseiten mit Designvorgaben und Programmierbefehlen reduziert werden. Gleichzeitig wird eine Datenbank aufgebaut, die den gesamten Content enthält, und ein Content-Management-System, das die Eingabe von neuen Inhalten erlaubt. [2000]