Web Technology:
Content-Management-Systeme
für Kanzleien und Verlage
Maßgeschneidert
||| Oliver Weiss

Wie verwaltet man die Inhalte auf einer Website für Kanzleien oder Verlage? Entweder – das ist die händische Lösung – mit HTML-Editoren. Oder – intelligenter – mit einem Content-Management-System. Der Autor erläutert die Funktionsweise.

Content Management Systems for Law Firms and Publishers: How to manage a corporate web site? Either by doing everything by hand, i.e. utilizing an HTML editor. Or, if you're smart, by using a content management system.

N

Aus: Anwaltsreport (Dr. Otto Schmidt Verlag, Mai 2001) >WEBSITE-ENTWICKLUNG: Website-Projekte für Kanzleien und Verlage. >CORPORATE DESIGN: Corporate Identity für Websites. >WEBDESIGN: Die Design-Strategie – Internet-Präsentation für Unternehmen.

ach der großen Euphorie kam die Ernüchterung. Die mittelgroße Münchner Kanzlei hatte es nach monatelangem Ringen endlich geschafft, sich auf einer eigenen Website vorzustellen.

Immerhin hatte man bei der Auftragserteilung daran gedacht gehabt, sich für die tägliche Pflege der Website nicht von der Grafik-Agentur abhängig zu machen. Die Einarbeitung neuer Inhalte übernahm man selbst. Ist ja ein Kinderspiel mit Frontpage. Oder etwa nicht?

Wer eine Website mit vielen oder sich häufig ändernden Inhalten hat, kennt das Problem: Das Angebot auch nur halbwegs aktuell zu halten, ist eine Heidenarbeit. Ob hartkodiert in HTML oder mithilfe sogenannter "HTML-Editoren" wie Microsoft Frontpage, Adobe GoLive oder Macromedia Dreamweaver, man muß die Seiten im entwickelten Layout jeweils eigens erstellen und alle Querverweise von Hand setzen. Immer dieselbe Arbeit, und immer mehr davon.

Szenenwechsel: Ein mittelständischer juristischer Verlag im Fränkischen beauftragte einen wunderbaren Internet-Auftritt von einem externen Designer. Aber wer sollte sich um die tagesaktuelle Aktualisierung der Inhalte kümmern? Genau, der Techniker im Souterrain, der normalerweise Netzwerke macht.

Leider kannte der Novell-Experte den Unterschied zwischen einer Times-New-Roman- und einer Arial-Schrift genausowenig wie den zwischen einer dicken und einer dünnen Linie oder einem 10-KB-Bild und einer 1-MB-Grafik. Kaum war eine Woche vergangen, hatte er die ersten Seiten ruiniert. Bis die Website dann nach über einem Jahr endlich geschlossen wurde, war sie komplett zerstört – und niemand merkte es (dachte der Verlag – aber das ist einen andere Geschichte).

Information in den Griff bekommen

Viele Kanzleien, Verlage und andere Unternehmen bieten immer größere Mengen an Information auf ihren Websites an. Die Verwaltung von Hand wird mit jedem Eintrag und jeder Änderung, mit jeder Meldung, jeder Telefonnummer, und jedem Mitarbeiter, Doktortitel, Standort oder Aufsatz zunehmend komplizierter und unübersichtlicher. Über kurz oder lang führt kein Weg an einer neuen Strategie vorbei: der Verwaltung und laufenden Pflege mit datenbankunterstützten "Content-Management-Systemen".

Ein "Content-Management-System" (CMS) oder "Redaktionssystem" ist ein Werkzeug zur Verwaltung großer oder häufig aktualisierter Mengen an Information und gut geeignet für Kanzlei- und Verlags-Websites. Die Menge an Information und die Frequenz der Fluktuation bei Rubriken wie "Anwälte" oder "Mitarbeiter", "Veröffentlichungen" (Bibliografien oder Beiträge für Zeitschriften im Volltext), "Karriere" (Stellenanzeigen) oder "Veranstaltungen" (Vorträge und Seminare) kann mit einem CMS sinnvoll und intelligent verwaltet werden.

Und so gehts

Ein CMS funktioniert so: Die Website-Inhalte ("Content", d.h. Texte und Bilder) werden über den Browser mit Eingabemasken ("Formulare") eingegeben, in leistungsstarken Datenbanken verwaltet und in speziellen Musterseiten ("Templates") gestalterisch aufbereitet. Die resultierende Website wird "dynamisch" aus dem Zusammenspiel von Datenbanken, Programmierbefehlen und Musterseiten generiert.

Alles klar? Okay, also nochmal Schritt für Schritt: Das was der Benutzer sieht, wenn er z.B. eine Seite innerhalb der Rubrik "Anwälte" mit seinem Browser aufruft, ist die HTML-Musterseite dieser Rubrik, deren Text- und Bildinhalte "on the fly", also im Moment des Aufrufs durch den Benutzer, aus der Datenbank in das Template "reingeschossen" werden.

Solche Seiten, die aus einem immer gleichbleibenden Teil (Designvorgaben) und einem variablen Teil bestehen (Texte und Bilder), nennt man im Unterschied zu herkömmlich gelayouteten "statischen" Seiten, bei denen Inhalt und Design zusammen gelayoutet und dann auf den Serverrechner geschoben werden, "dynamische" Seiten, weil erst im Moment des Aufrufs durch den Benutzer Inhalt und Form zu einer HTML-Seite kombiniert werden.

Inhalt und Layout werden im CMS-Ansatz also strikt voneinander getrennt. Das Einpflegen von Inhalten geht wesentlich schneller als mit HTML-Editoren wie etwa Microsoft Frontpage und ist zudem wesentlich weniger fehleranfällig. Durch die Entkopplung wird sichergestellt, daß das Design nicht durch unsachgemäße Eingriffe zerstört wird. Dadurch, daß die Inhalte in Datenbanken verwaltet werden, kann man zudem zu einem späteren Zeitpunkt ein neues oder verändertes Design aufsetzen, das die alten Inhalte in einem neuen oder veränderten Outfit präsentiert.

Vom Regal weg – oder maßschneidern lassen?

Die Idee der Verwaltung großer Websites mit Redaktionssystemen ist nicht wirklich neu. Angefangen hat alles mit den ersten umfangreichen Datenbanken im Internet von Online-Zeitungen, die genau wußten, daß sie der Informationsflut mit händischen Lösungen nicht auf Dauer gewachsen wären. Das war die Geburtsstunde der ersten Content-Management-Applikationen: Die meisten Zeitungen entwickelten ihre eigenen Verwaltungssysteme per Hand, die mit der Zeit immer weiter verfeinert und ausgebaut wurden.

Das Massengeschäft für Anbieter von Redaktionssystemen geht gerade erst los, nachdem immer mehr Unternehmen immer größere Mengen an Information auf ihren Websites anbieten – und das auf herkömmliche Art nicht schaffen. Marktübliche Redaktionssysteme sind nach wie vor primär auf Websites von Zeitungen oder Online-Zeitschriften zugeschnitten, also auf solche Sites, Nachrichten und Beiträge zu verwalten haben und technisch gesehen sehr einfach nach dem FIFO-Prinzip (First in, First out) arbeiten.

Anbieter von Off-the-Shelf-
Redaktionssystemen wie InfoOffice, Vignette oder Interwoven bieten in sich geschlossene CMS-Lösungen an, mit denen Websites innerhalb einer proprietären CMS-Umgebung aufgesetzt werden. Dabei werden das Website-Design und die textlichen Inhalte dem CMS angepaßt, nicht umgekehrt. Möglich ist also nur das, was die Lösung aus dem Regal zuläßt. Dieser Ansatz eignet sich eventuell gut für solche Sites, bei denen viel Information rein- und rausfließt, ist aber ansonsten ziemlich unflexibel – schließlich sollte das CMS sich nach den individuellen Bedürfnissen richten, anstatt umgekehrt.

Es geht auch anders, nämlich maßgeschneidert. Immer mehr kleine Anbieter drängen auf den Markt mit der Strategie, genau das was vom Auftraggeber gewünscht wird – und nur das auch zu implementieren. Das bedeutet, daß der Auftraggeber ein CMS bekommt, das, sofern die Implementierung technisch realisierbar ist, exakt seinen Anforderungen entspricht.

Das Individualsystem ist wesentlich "schlanker" als Off-the-Shelf-Lösungen: Durch den fehlenden Overhead werden einerseits Kosten eingespart, da nur das kostet, was tatsächlich implementiert wurde. Aber auch die Handhabung dieser kleinen CM-Systeme bei der täglichen Pflege ist wesentlich einfacher, da der Verwaltungsprozeß pro Schritt genau auf die Anfordernisse optimiert ist. Die Arbeitsersparnis spürt man in der Anzahl von Klicks pro Eintrag.

Nach dem Baukastenprinzip

Der Webauftritt einer größeren Kanzlei oder eines Verlags können mit maßgeschneiderten Lösungen optimal und kostengünstig als modulares CMS aufbereitet werden. Das CMS besteht also zum großen Teil aus bereits implementierten Programmteilen, die entsprechend den Anforderungen konfiguriert oder angepaßt und zusammengeschaltet werden.

Jede Information wird, nachdem sie einmal angelegt ist, automatisch in verschiedene Listen und Darstellungen integriert bzw. aktualisiert. Erweiterungen oder Veränderungen sind jederzeit möglich. Das betrifft insbesondere solche Komponenten, die sich von den Lösungen der Konkurrenz unterscheiden – z.B. kann man spezielle auf die Kanzlei- oder Verlagsbedürfnisse zugeschnittene Features wie etwa die Einpflegung und automatische Sortierung der Mitarbeiter wahlweise nach Alphabet, Standort, Tätigkeit oder Anciennität vorsehen. Auch können Zusatzapplikationen wie interaktive Module z.B. für die Rubrik "Stellenanzeigen" integriert werden.

CMS-gesteuert – die Website der Sozietät Flick Gocke Schaumburg I m März 2001 ging meine Website für die Steuerkanzlei Flick Gocke Schaumburg online. Das CMS wurde in der Skiptsprache PHP implementiert und setzt MySQL-Datenbanken ein. Die Website und das CMS wird auf einem Linux-Provider gehostet. Verwaltet wird sie in denjenigen Rubriken, in denen die größte Fluktuation herrscht, also v.a. bei "Partner", "Veröffentlichungen" und "Veranstaltungen". Inhalte einpflegen kann man vom Internet-Café in Bangladesch aus, denn alles was man braucht ist eine Internet-Verbindung, einen Browser und seine Paßwörter. Neue Eingaben trägt man in spezielle Masken ein, die nach der Vorschau und der Bestätigung automatisch in eine Datenbank eingetragen werden. Natürlich kann man alle Einträge jederzeit auch wieder nachbearbeiten oder löschen. Ab dem Moment, wo ein Eintrag "published" wurde, d.h. in der Datenbank verzeichnet ist, ist er auch auf der FGS-Website verfügbar. Mit einer Handvoll Mausklicks – und ohne das Design anzufassen – wird also z.B. eine Telefonnummer geändert. Abb. 1: Die deutsch- und englischsprachige Website der Sozietät Flick Gocke Schaumburg (Rubrik "Die Sozietät"). Alle Einzelseiten sind gleich aufgebaut; jede Rubrik ist gekennzeichnet durch ein eigenes Foto oben rechts sowie entsprechende Überschriften und die angepaßte Navigationsleiste. Abb. 2: Die statischen Rubriken wie "Die Sozietät" oder "Bewerbung" sind in HTML hartkodiert. "Die Rubriken "Partner", "Veröffentlichungen" (im Bild), "Veranstaltungen" und z.T. auch "Standorte" werden größtenteils durch ein CMS verwaltet. Abb. 3: So sieht die Verwaltungsoberfläche des Content-Management-Systems aus (im Bild: die Rubrik "Partner"): Die Verwaltung erfolgt über einen herkömmlichen Browser. Neue Einträge und Änderungen bestehender Einträge gibt man in dafür vorgesehene Eingabemasken ein. Die Einträge werden in Datenbanken aktuell gehalten. Abb. 4: Der Editiermodus der Rubrik "Veranstaltungen": Bereits vorhandene Einträge können hier korrigiert, verändert oder gelöscht werden. – Für diese Rubrik könnte man sich in einer weiteren Entwicklungsstufe z.B. die automatische Entfernung von abgelaufenen Einträgen vorstellen.

Das Geld, das Geld

In technischer Hinsicht sollte man sich so oder so nur solche Systeme ansehen, die entweder auf Unix- / Linux- oder auf Windows-NT-Standards setzen. Die Welt "da draußen" spricht Linux, und dynamische Websites arbeiten fast ausschließlich mit Skriptsprachen wie Perl oder PHP und SQL-Datenbanken wie MySQL oder Oracle.

Damit ist zudem die Ankopplung an Intra- oder Extranet-Applikationen – und selbst an bestehende Environments und Datenbanken wie Lotus Notes oder SAP – grundsätzlich möglich. CMS-Lösungen unter ungewöhnlichen und proprietären Betriebssystemen wie etwa Lotus Server sollte man lieber mit der Kneifzange anfassen. Für eine mittelgroße Applikation inklusive der Einrichtung von Datenbanken, Programmierung und Template-Erstellung sollte man je nach Aufwand durchaus 100 bis 300 Arbeitsstunden veranschlagen. [2001]