Aber auch für andere Zwecke eignet sich PDF ausgezeichnet, beispielsweise für kanzleiinterne Internet-Recherchen: Anstatt sich Hunderte von "Favoriten"-Links anzulegen oder Berge von Seiten auszudrucken, die danach dutzendfach kopiert und per Post an die Mitarbeiter verschickt werden, "druckt" man alle interessanten HTML-Seiten als PDF-Dateien aus und stellt sie anschließend zu einem einzigen großen Dokument zusammen, das per E-Mail verteilt wird. 

Genauso geht man vor bei Präsentationen oder Zusammenstellungen von Materialien zu einem Thema, die aus unterschiedlichen Quellen und mit unterschiedlichen Programmen erstellt wurden: So kann man z.B. Balkendiagramme aus PowerPoint, eine Textdatei aus Wordperfect, einen in QuarkXPress auf dem Macintosh mit speziellen Schriften gesetzten Fachzeitschriftenbeitrag, eine Photoshop-Illustration, ein Visio-Strukturdiagramm und eine Handvoll mit Netscape unter Linux dargestellte HTML-Seiten zusammen mit einigen Outlook-E-Mails zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen. Hat man alles richtig gemacht, kann diese Datei dann auch nach Keywords im Volltext recherchiert werden.

Ein, zwei, PDF!

Immer wieder liest man, dass PDF-Dateien unglaublich einfach funktionieren. Das stimmt so nicht – der Teufel liegt wie immer im Detail. PDF-Dateien können auf zweierlei Arten erstellt werden: Einfach und schnell geht die Konvertierung mit dem "Adobe Acrobat PDF Writer".

Die Originalvorlage wird dabei über die Druckerschnittstelle in eine PDF-Datei umgewandelt: Einfach den Druckbefehl (Ctrl + P) eingeben und den bei der Software-Installation automatisch mitinstallierten Drucker "PDF Writer" auswählen, und schon wird das PDF-Dokument generiert. Allerdings hat die Schnelligkeit dieses Verfahrens einen entscheidenden Nachteil: Schriften werden oft nicht richtig und Bilder meist in schlechter Qualität angezeigt.

Besser – aber auch kniffliger – ist die zweite Methode per "Adobe Acrobat Distiller". Der Workflow geht so: Erst wandelt man die Datei über die Druckerschnittstelle in eine "PostScript"-Datei um (Endung "*.ps" oder "*.prn" oder – für einzelne Seiten – auch "*.eps"; Druckerauswahl: "Adobe PostScript-Drucker"). Diese PostScript-Datei wird dann in einem zweiten Schritt mit dem Acrobat Distiller geöffnet und in eine PDF-Datei konvertiert.

Die doppelte Mühe lohnt sich, denn mit Distiller erstellte PDF-Dateien sind meist Dimensionen besser als PDF-Writer-Dateien, nicht zuletzt weil die Schriften besser übereinstimmen. In der aktuellen Version 4 von Adobe Acrobat kann man diese zwei Schritte auch soweit automatisieren, dass sie direkt hintereinander ausgeführt werden – die PostScript-Arbeitsdatei wird anschließend automatisch gelöscht. Leider sehen auch "destillierte" PDF-Dateien nicht immer genauso aus wie die Originalvorlage – PDF ist eben alles andere als trivial.

Beim PDF Writer kann man, anders als beim Distiller, nur in sehr beschränktem Maße Konvertierungseinstellungen für Bilder vornehmen. Mit dem Distiller kann man darüber hinaus auch Schriften in das PDF-Dokument "einbetten" – das ist insbesondere bei aufwendig gelayouteten Texten mit speziellen Schriftarten wichtig.

Bei dieser Gelegenheit ein Workaround für Insider: solche Schrifttypen, bei denen integrierte Copyright-Informationen die Einbettung in die PDF-Datei verbieten, können in den meisten Fällen dennoch integriert werden, wenn man bei den Schrifteinstellungen des Distillers bei "Untergruppen aller eingebetteten Schriften" von 100 Prozent auf 99 Prozent wählt.

Verschlüsselt hält besser

Adobe Acrobat enthält noch einige weitere hilfreiche Utilities. Einzelne Dateien können etwa mit einem Paßword verschlüsselt werden – dabei kann man Optionen angeben, die das Auswählen von Text, das Verändern des Dokuments oder sogar das Ausdrucken verbieten. Auch kann man per Sonderoption gleich mehrere Dateien auf einen Schwung in PDF konvertieren. Mit dem Zusatzprogramm Acrobat Catalog kann man beliebig viele PDF-Dokumente indizieren und nach Stichwörtern durchsuchen ("Full-Text-Retrieval").

Mittlerweile bieten übrigens viele Anbieter wie Corel oder Macromedia in ihren Programmen an, Dateien im PDF-Format zu exportieren – dadurch wird die Anschaffung der Adobe-Software (die Einzelplatzversion kostet rund 500 Mark) für den einen oder anderen Verwendungszweck überflüssig gemacht.

Zu typischen Informationen, die bei einer größeren Kanzlei anfallen, zählen unter anderem Angaben zu den Mitarbeitern. Lebensläufe, Titel, Tätigkeitsbereiche und Standorte müssen immer wieder dem aktuellen Stand angepasst werden – bei der allgemein relativ hohen Fluktuation einer größeren Sozietät keine leichte Aufgabe.

Dasselbe gilt für aktuelle Nachrichten, Pressemitteilungen, Veranstaltungshinweise und Stellenanzeigen. Eine der üblicherweise am stärksten frequentierten Rubriken von Kanzlei-Websites sind die Veröffentlichungen: thematisch aufbereitete Mandantenrundschreiben oder Newsletter zu aktuellen Rechtsfragen und Beiträge aus Zeitschriften oder Online-Magazinen im Volltext.

Viele Kanzleien legen Wert darauf, große Mengen an Publikationen oder umfangreiche Rechtsprechungsübersichten zur Verfügung zu stellen. Manche ziehen ihre Website sogar als eine Art Portal auf, etwa als ein umfangreiches Angebot mit Beiträgen, Urteilssammlungen und aktuellen Nachrichten (siehe auch Kasten).

In all diesen Ressorts muss sich laufend etwas tun, die Angaben müssen korrekt sein und veraltete Dateien entweder gelöscht oder ins Archiv gestellt werden. Die tägliche Routine des Einpflegens und Layoutens großer Mengen an Inhalten ist eine Riesenarbeit, wenn man neben der Beschaffung und Verwaltung aller Informationen auch noch alles entsprechend der Designrichtlinien in HTML setzen muss.

PDF Step by Step

So wandeln Sie eine Word-Datei in PDF um – hier am Beispiel eines Word-Dokuments mit Adobe Acrobat für Windows:

1. So sieht die Word-Datei aus: In den Schriften Arial und Times New Roman gesetztes Layout mit eingebettetem Kanzlei-Logo als Bild.

Zu konvertierende Original-Datei im Word-Format.

2. Über den Befehl "Drucken" wird in der Druckerauswahl "Acrobat Distiller" gewählt (oder ein anderer PostScript-fähiger Drucker – dabei muß aber die Einstellung "Ausgabe in Datei umleiten" aktiviert sein). Die Postscript-Druckdatei wird als "*.prn"- oder "*.ps"-Datei gespeichert.

Die Word-Datei wir über die Druckerschnittstelle "virtuell" als Portscript-Datei gedruckt.

3. Mit dem "Acrobat Distiller" werden individuelle Einstellungen für die Konvertierung in PDF vorgenommen, z.B. folgendermaßen:

> Unter "Allgemein": "Kompatibilität Acrobat 3.0", "PDF optimieren" und "Auflösung 300 dpi".

> Unter "Komprimierung": bei "Farb-" und "Graustufen-Bitmap-Bildern" – jeweils "Bikubische Neuberechnung" mit 120 dpi und "Komprimierung" mit "ZIP" und "4-Bit", und bei "Schwarzweiß-Bitmap-Bildern": "Bikubische Neuberechnung" auf 300 dpi und "Komprimierung" mit "CCITT Group 4". "Text und Vektorgrafiken komprimieren" sollte ebenfalls aktiviert sein.

> Unter "Schriften": Alle Schriften einbetten" und "Untergruppen aller eingebetteten Schriften unter 99%".

> Unter "Erweitert": bei "Standardpapierformat" Breite 29,7 und Höhe 21,0 Zentimeter.

Einstellmöglichkeiten bei der Konvertierung der PostScript-Datei mit Acrobat Distiller.

4. Die Datei wurde konvertiert: die PDF-Datei sieht genauso aus wie die ursprüngliche Word-Vorlage. [2001]

Die fertige PDF-Datei im Originallayout der Word-Vorlage.